Ordini e offerte
È il modulo che permette la completa gestione delle Offerte e degli Ordini sia Clienti, che Fornitori.
Il software rappresenta una integrazione funzionale al modulo "Magazzino e Fatturazione".
Quest'ultimo svolge funzioni di gestione delle movimentazioni del magazzino ed emissione documenti che si vanno perfettamente ad integrare a tutte le fasi precedenti alla movimentazione dei prodotti e all'emissione dei corrispondenti documenti.
La Gestione Ordini Clienti e Fornitori segue una logica funzionale molto semplice. Prevede, infatti, una "gestione offerte" per seguire le trattative con i clienti/fornitori e una "gestione ordini" per l'acquisizione/invio degli ordinativi di acquisto/vendita delle merci.
In particolare la gestione di questi rapporti con i clienti e i fornitori può prevedere l'emissione o la ricezione di un'offerta riguardante prodotti, la quale può successivamente trasformarsi in un ordine.
A fronte di tali ordini l'azienda effettuerà una o più consegne di prodotti accompagnate dai documenti fiscali (Documento di Trasporto o Fattura).
La Gestione Ordini Clienti e Fornitori consente di effettuare tutte queste operazioni, dando la possibilità di sospendere o annullare tanto le offerte, quanto gli ordini.
Per acquisire un ordine da un cliente l'azienda offre un prodotto o una serie di prodotti alla clientela a determinate condizioni di vendita, anche diverse da quelle usualmente praticate.
I destinatari di queste offerte possono essere sia clienti abituali, o un gruppo più vasto di clienti potenziali memorizzati in uno specifico archivio.
La consultazione delle offerte ricevute dai fornitori può essere molto utile quando l'utente deve scegliere il fornitore a cui inviare un ordine di acquisto.
È possibile memorizzare un'offerta che, per ragioni particolari, deve essere disponibile in momenti successivi.
Le offerte memorizzate possono essere consultate o possono trasformarsi in ordini; in questo caso la procedura fornisce all'utente la possibilità di verificare eventuali altre offerte, riguardanti uno o più prodotti già presenti in archivio.
In aggiunta alle precedenti funzioni, si possono gestire le richieste di quotazione dei prezzi dei prodotti da acquistare. La procedura consente la richiesta ai fornitori dei prezzi di qualsiasi prodotto, nello stesso modo e con gli stessi criteri della formazione delle offerte inviate ai clienti.
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Le richieste di quotazione possono essere memorizzate per successivi utilizzi o consultazioni.
La procedura consente di raggruppare più ordini emessi allo stesso cliente o inviati al medesimo fornitore, producendo in automatico un unico documento.
La registrazione degli ordini permette di ottenere stampe di diverso tipo come ristampe su modulo, tabulati su tracciati variabili, stampe di controllo per verifica della disponibilità del prodotto.
Durante le varie fasi del processo aziendale gli ordini registrati possono trovarsi in diverse posizioni e possono assumere così stati diversi. In questo modo è possibile seguire e gestire tutto l'iter che caratterizza un ordine dal momento della sua generazione sino alla sua estinzione/evasione.
È inoltre possibile assegnare ad un ordine un grado di "priorità" sulla base delle diverse esigenze dell'utente.
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